Archivujeme

Ušetřete náklady, vypusťte z hlavy termíny a mějte u sebe jenom živé dokumenty.

Služby a vybavení archivu

Hlídáme skartační lhůty.
Na vyžádání vyhledáváme a doručujeme dokumenty.
Skenujeme vyhledané dokumenty.
Operativně odvážíme dokumenty k uložení.
Zpracováváme skartační návrhy.
Komunikujeme s oblastními archivy.
Dodáváme archivační krabice Skovajsa.
Jakmile nastává čas, všechno skartujeme.

Vybavení archivu

Archivujeme přehledně v moderním policovém systému.
Evidujeme v naší elektronické aplikaci.
Najdete u nás plně vybavenou badatelnu.
Dodáváme recyklovatelné archivační krabice.

Jak probíhá archivace

Podepíšeme smlouvu, včetně úpravy GDPR.
Vybavíme vás archivačními krabicemi.
Dokumenty můžete přivézt sami nebo si pro ně přijedeme my.
Dokumentaci převezmeme na základě předávacího protokolu.
Potřebujete uložený dokument? Vyhledáme, zapůjčíme či naskenujeme a zašleme, nebo přijedete osobně a využijete naši badatelnu.
Až nastane čas, zařídíme schválení skartačního návrhu oblastním archivem.
Dokumentaci rádi bezpečně skartujeme.
Fakturujeme měsíčně dle počtu krabic.
Související a doplňkové služby fakturujeme po provedeném úkonu (např. vstup do evidence, vyhledávání, skartační návrh, skenování atd.).

Výhody archivace

Externí úschova dokumentů vám šetří místo, finance a čas. Nemusíte hlídat skartační lhůty, vyhledávat dokumenty nebo zpracovávat skartačních návrhy.
Ve společnosti zůstávají pouze živé dokumenty. Ostatní dokumenty jsou uschovány v externím archivu.

Bezpečnost

Archivační halu zabezpečujeme kamerovým systémem napojeným na pult centrální ochrany. Přístup do haly řídíme a monitorujeme 24 hodin denně. Jsme vázáni mlčenlivostí, školíme se pravidelně v oblasti informační bezpečnosti a GDPR.

Smluvní vztah, GDPR

Archivaci dokumentů provádíme na základě uzavřené smlouvy upravující práva a povinnosti smluvních stran obsahující i ustanovení zpracovatelské smlouvy v souvislosti s ochranou osobních údajů (GDPR).